Condiciones de tratamiento para transportistas

CONDICIONES DE ACCESO A DATOS POR CUENTA DE TERCEROS

GAMERTRANS NORTE, SL, con NIF B34165761 y domicilio social en CL DINAMARCA, 99 – 34190 – VILLAMURIEL DE CERRATO – PALENCIA (en adelante, el responsable del tratamiento),

para la contratación de los servicios de transporte de mercancías, con profesionales y empresas de transporte (en adelante, el encargado del tratamiento), ha decidido elegir a estos encargados del tratamiento porque le ofrecen garantías suficientes para aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas a la información facilitada, garantizando que el encargo de tratamiento se ajusta a la normativa vigente en materia de protección de datos personales y se protegen los derechos y libertades de los interesados.

Nota: En caso de que el responsable del tratamiento indicado anteriormente ofrezca los servicios detallados en el objeto del encargo en el marco de una prestación de servicio realizada, bien a un responsable del tratamiento, o bien a otro encargado del tratamiento, adquirirá, para estos servicios, la condición de encargado del tratamiento, y el denominado en el encabezado como encargado del tratamiento, adquirirá la condición de subencargado del tratamiento.

Establece que de conformidad con el artículo 28 del REGLAMENTO (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, RGPD), y el artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, ambas partes convienen en suscribir el presente Contrato, el cual aceptan expresamente y de acuerdo a las siguientes:

CLÁUSULAS

1. Objeto del encargo

Mediante las presentes cláusulas se habilita al encargado del tratamiento para tratar, por cuenta del responsable del tratamiento, los datos personales necesarios para prestar el/los servicio/s de: Transporte de mercancías.

El tratamiento consistirá en: Reparto de paquetes y mercancías a los destinatarios indicados por el responsable, desde los originarios de la carga.

Concreción de las operaciones a realizar: conservación; consulta; cotejo.

1. Identificación de la información afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el responsable del tratamiento pone a disposición del encargado del tratamiento la información que se describe a continuación:

1. Datos identificativos de los originarios y destinatarios; datos de los contratos de transporte.

La puesta a disposición de la información indicada anteriormente puede realizarse, bien proporcionando al encargado la información indicada, bien habilitándole el acceso a la misma, o debido a que el responsable del tratamiento almacena dicha información en sistemas y/o instalaciones del encargado del tratamiento.

1. Duración

La duración del presente acuerdo es: Indefinida.

1. Obligaciones del encargado del tratamiento

El encargado del tratamiento, y todo su personal se obliga a:

1. Utilizar los datos personales objeto del tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
   1. Tratar los datos de acuerdo a las instrucciones del responsable del tratamiento.

Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembro, el encargado informará inmediatamente al responsable.

• Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de cada responsable, que contenga:
  • El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
  • Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
  • En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en su caso, de las transferencias indicadas en el artículo 49, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas, teniendo en cuenta, especialmente, el posible alojamiento de datos en servicios de computación en la nube (servicios cloud).
  • Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
    • La seudonimización y el cifrado de datos personales.
    • La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
    • La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
    • El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
  • No comunicar datos a terceras personas (incluidas las transferencias de datos personales a terceros países u organizaciones internacionales), salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles. Para obtener la autorización del responsable del tratamiento para transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, el encargado del tratamiento debe indicar los siguientes conceptos en la solicitud de autorización al responsable del tratamiento:
    • la entidad a la que se van a transferir los datos,
    • la finalidad de dicha transferencia,
    • la identificación de dicho tercer país u organización internacional,
    • la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión, o,
    • en el caso de las transferencias indicadas en los artículos 46, 47 o el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo del RGPD, se debe hacer referencia a las garantías adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de ellas o acceso al texto y medios de formalización de estas garantías.

El encargado del tratamiento no podrá transferir los datos hasta que reciba conformidad expresa por parte del responsable del tratamiento. Si se produce alguna variación posterior de los datos indicados en la solicitud, el encargado debe obtener de nuevo la autorización del responsable del tratamiento cursando una nueva solicitud de autorización.

Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembro que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que el Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

El encargado puede comunicar datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.

• No se autoriza al encargado para subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato y que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado. Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable, con una antelación de 30 días, indicando los tratamientos que se pretenden subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido. El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad, etc.) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
  • Mantener el deber de secreto respecto a los datos personales a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
  • Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometen de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
  • Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
  • Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
  • Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:
    • Acceso, rectificación, supresión y oposición.
    • Limitación del tratamiento.
    • Portabilidad de los datos.
    • A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección contacto@gamertransnorte.es. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

• Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.
  • Notificación de violaciones de la seguridad de los datos:

El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso, antes del plazo máximo de 24 horas las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de la que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. Esta comunicación se realizará de la siguiente forma: Enviando un correo electrónico al responsable.

No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Si se dispone de ella, se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
   1. El nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos o del otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
   1. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
   1. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
   1. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
   1. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
   1. Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
   1. Implantar las medidas de seguridad siguientes:

Medidas de seguridad de acuerdo con la evaluación de riesgos realizada por el responsable del tratamiento:

1. Entorno seguro: los locales donde se tratan los datos deben contar con medios mínimos de seguridad como extintores, alarmas, etc.
2. Funciones y obligaciones del personal: las funciones y obligaciones de cada uno de los usuarios o perfiles de usuario con acceso a datos y a los sistemas estarán claramente definidas y documentadas.
3. Almacenamiento seguro de soportes y documentos: los dispositivos de almacenamiento de los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura, mediante llaves u otros medios similares.
4. Traslado seguro de soportes y documentos: cuando los soportes y/o documentos salgan fuera de los locales de tratamiento, se adoptarán las medidas necesarias para impedir la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante el transporte.

En todo caso, deberá implantar mecanismos para:

1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
   1. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
   1. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
   1. Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

En particular, el encargado del tratamiento garantiza que los datos personales que integre en sus sistemas de tratamiento, por cuenta del responsable, sean albergados en servidores propios o subcontratados, los cuáles:

1. Son seguros, conforme a las exigencias detalladas anteriormente.
2. Están localizados en la Unión Europea (salvo que el responsable del tratamiento haya autorizado expresamente la transferencia de los datos a un tercer país o a una organización internacional, según se detalla en el apartado d) del punto IV de este contrato. En todo caso, la localización fuera de la Unión Europea debe respetar y cumplir estrictamente las condiciones previstas a este respecto en el presente contrato y en el RGPD).
   1. No será necesario designar un delegado de protección de datos.
   1. Destino de los datos una vez finalice la prestación de los servicios:

Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

• Obligaciones del responsable del tratamiento

Corresponde al responsable del tratamiento:

1. Entregar, o permitir el acceso, al encargado los datos a los que se refiere la cláusula II de este documento.
   1. En su caso, realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.
   1. Realizar las consultas previas que corresponda.
   1. Velar, de forma previa y durante el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.
   1. Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.
2. Información y derechos

Las partes intervinientes en este contrato se informan de que los datos personales incluidos en este documento son tratados en virtud de la correcta regulación de la prestación de los servicios pactados en lo que respecta a los datos personales, siendo la base jurídica del tratamiento el cumplimiento de la obligación legal establecida por la normativa de protección de datos personales de conformar el presente contrato de acceso a datos por cuenta de terceros (art. 6.1.c) del RGPD.

Los datos se conservarán mientras el contrato esté en vigor y durante el tiempo necesario para atender posibles responsabilidades en relación al mismo (este plazo será de cuatro años si no existe ninguna reclamación en relación al mismo que requiera su conservación por más tiempo).

El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad de los datos podrá realizarse por cualesquiera de los interesados mediante solicitud escrita, acompañada de un documento oficial de identificación, dirigida a la dirección de correo electrónico de la entidad correspondiente firmante de este contrato.

En caso de que cualesquiera de los interesados sientan vulnerados sus derechos en lo concerniente a la protección de sus datos personales, especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos a través de su sitio web: www.aepd.es.